制作中のお客様とのご連絡は、電話やメールが基本となります。
しかし、情報量の多い制作期間中、それだけでは情報の共有漏れや確認漏れが多くなりがちです。今回は弊社での共有方法を紹介しようと思います

弊社では、お客様の状況に応じて情報共有のツールを選択しています。
最近は随分少なくはなってきましたが、中には普段メールを見る習慣のない方や、FAXの方がやりとりしやすい方もいらっしゃいます。

その場合は、基本はメールでのご連絡を行い、メールを送った後に電話にてフォローをしたり、返信のみはFAXでご連絡いただいたりして制作を進めます。もしメールでの連絡に不安がある方もご安心ください。

メールと合わせて、ボリュームのある文章や資料は、WordやExcelをメールに添付して、必要事項を入力いただいたものを返信していただくことも多いです。

ただ、これもやり取りをしていく中で、どれが最新版なのかわかりにくくなることもあり、社内でのファイル管理やファイル名を工夫するなどで対応しています。

そんな中で、最近Googleスプレッドシートの出番が増えてきました。
Googleスプレッドシートは、Googleアカウントをご用意いただく必要はありますが、スマホのおかげでアカウントをすでに持っている方も多く、また、アカウントなしでもURLで共有することも可能です。

また、見た目や操作性がExcelとあまり変わらないこともあり、今まで使っていない方でも比較的スムーズにご利用いただけています。

スプレッドシートの利点としては、
・常に最新版を確認することができるので、内容が前後しない
・ファイルを探して開く手間が少なくなる
・スマホでも確認できる
などがあります。

問題点としては、お客様が入力したことに気付きにくいことがあります。
そのため、入力した際にはメールや電話でもご連絡いただき、最新の情報が共有できる場としての活用をお願いしています。

もちろん、その問題点を解消するツールは他にもありますが、どんなにいいツールがあったとしても、お客様があまり使われないサービスだと慣れるまでにご負担をおかけしてしまいます。

「現時点」とはなりますが、いろいろな状況のお客様がいる中で、情報共有しやすいと感じています。

今後、使いやすいツールがあれば随時検討していきたいと思います。
また、ご要望等ありましたら、遠慮なくご相談ください。